EBYS Nedir: İşletmeler İçin Çevrimiçi Belge Düzenlemenin Avantajları
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), dokümantasyonu tek bir dijital veri havuzunda ortak olarak tutan ve organize eden bir yazılımdır. EBYS türleri arasında “kendi kendini oluşturan”, kişiye özel “yerinde” ve bulut tabanlı çözümler bulunur. EBYS’nin amacı, yapılandırılmış ve güvenli dijital dosyalama becerileri, keşfedilebilirlik ve işletmenizin ürettiği bütün belgelerinin kontrolünü sağlamaktır; böylece işletmeniz etkili biçimde işlev gösterebilir. EBYS, iş birliğini kolaylaştıran ve organizasyonlarınızı gereksiz maliyetlerden kurtaran tek gerçeklik kaynağı gibi davranır.
İster sipariş formları, ister faturalar, ister çalışan verileri olsun; verimli bir belge yönetimi için güvenli bir sistem bulunması hayati önem taşır. Buna bağlı olarak birçok organizasyon EBYS’i bütün verilerin hemen erişilebilir olması, güvenli bir şekilde saklanması ve her yerden kolayca erişilebilmesi için kullanmayı tercih eder. EBYS, işletmelere uyumluluk ve günlük süreçlerin otomasyonu gibi ilave avantajlar sunar. Bu da çalışanların yenilik, iş birliği ve iletişim gibi stratejik konulara daha fazla odaklanmasını sağlar.
EBYS’ye takviye olarak PDF Guru gibi bir platformun PDF sayfa düzenleme ve diğer araçlarını iş akışınıza entegre edebilirsiniz. Böylece belgelerinizin düzenli ve kolay anlaşılır olmasını garanti etmiş olursunuz.
Bu yazıda “Elektronik belge yönetim sistemi nedir?” sorusunun cevabı dışında bu sistemi verimli bir şekilde nasıl kullanabileceğinize dair ipuçlarını da bulabilirsiniz.
EBYS ne demek?
EBYS, dokümanları yöneten ve organize eden merkezi dijital platformdur. Belgeleri tek bir dijital bellekte düzenleyerek çalışanların gerekli bilgileri bulmalarını ve onlara erişmelerini kolaylaştırır. EBYS’nin temel işlevi çeşitli biçimlerdeki belgelerin oluşturulması, yönetilmesi, düzenlenmesi, bulunması, takip edilmesi ve arşivlenmesidir.
Dosyaların (metin, ses, video, görsel, vb. formatlar arası) dijital olarak saklandığı merkezi bir veritabanı olarak işlev gösterir. Paylaşım veya senkronize etmek için geliştirilmiş farklı dosya saklama seçeneklerinin kullanımını. Böylece belgelerin kaybolmasının veya yanlış yerlere konmasının önüne geçer.
Belge kaosu birçok organizasyonda zamanın, enerjinin ve kaynakların boşa harcanmasına yol açar. Bazı şirketlerde ise bu kaos projelerin teslim edilmesine ve işletmenin büyümesine gerçek bir engel oluşturabilir. Dünya çapında genişleyen işletmeler belge yönetim araçlarını kullanmamaktan olumsuz etkilenmektedir.
Doküman çıkarma ve kontrol prosedürlerini iyi yürütememek ISO 9001 ve ISO 13485 gibi standartları yerine getirmeyi engelleyebilir. Aynı zamanda, kontrol ettiğiniz verilerin hassasiyetini yansıtan yetersiz güvenlik altyapısı sistem ihlallerine yol açarak satışlarınızı ve markanızı baltalayabilir.
Doğru EBYS’yi seçmek için birçok kriter vardır. Ancak, çalışanlarınızın daha da kaosa sürüklenmemesi için temel olarak şu ikisine dikkat etmeniz önerilir:
- İş akışlarının hızla yapılandırılacak kadar basit kurgulanmış olması
- Doküman versiyon kontrolünün otomatize ve sezgisel olması
EBYS’de hangi özellikler bulunur?
Bir EBYS, organizasyonların belge yönetim süreçlerini iş birliğiyle geliştirebileceği birçok özellik sunabilir. Bu özelliklerden bazıları şunlardır:
- Belge kaydetme ve içe aktarma
- Belge tarama ve işleme
- Belge dizinleme
- Elektronik dosyaları içe aktarma
- Elektronik belge yönetimi
- Belge versiyon kontrolü
- Analitik ve raporlama
- Kullanım verileri
- Belge versiyon geçmişi
- Belge sayısı
- Belgelerin süresinin dolacağı tarihler
- Güvenlik için riskli girişler
- Ortak düzenleme, not ve yorum bırakma araçları
- Kayıtların yönetilmesi ve saklanması
- Yedekleme ve arşivleme süreçleri
- Güvenlik araçları ve denetim tarihçesi
- Şifreleme
- Erişim kontrolleri
- Şirket içi tek seferlik oturumların entegrasyonu
- Denetim kayıtları
EBYS’nin avantajları nelerdir?
Organizasyonunuz dijital olmaya doğru ilk adımı nasıl atacağını ve sağlam bir doküman yönetim sistemi zemini oluşturmayı düşünüyorsa EBYS iyi bir çıkış noktasıdır. Bazı avantajlar şöyle sıralanabilir:
1. Güvenli iş birliğini destekler
İş birliği her EBYS’nin temel taşıdır. Güvenli ve minimal bir iş akışında belgeler dijital hale getirilir ve tek bir konumda saklanır.
2. İhtiyacınız olan bilgiyi almak kağıt bazlı süreçlerden hızlıdır
Konu önemli işletme bilgilerine erişmek olunca EBYS tek gerçeklik merkezi gibi davranır. Herkesin konumdan ve zamandan bağımsız olarak aynı, güncellenmiş bilgiye erişimi olur. Bilgiye hızlı erişim verimliliği dalga dalga etkiler.
3. Kağıt bazlı belge yönetimine göre daha uygun maliyetlidir
Belgeleri araştırma, bulma, saklama, dağıtma veya yenisiyle değiştirme ucuz değildir. Özel belgelerin nakliye sırasında kaybolmasından, kötü niyetli kişilerin eline geçmesinden beklenmedik doğal afetlerde hasar görmesinden kaynaklanan güvenlik riskleri organizasyonları yüklü uyumsuzluk cezalarıyla karşı karşıya bırakır.
4. Çalışan verimliliğini besler
EBYS, organizasyonların modası geçmiş, zaman tüketen ve elle yapılan süreçleri gözden geçirmesini sağlar. İşlerin nasıl yapıldığına dair çok ihtiyaç duyulan yeni bir bakış açısı getirir.
Çalışanlar önemli verileri aramak veya aynı belgenin aynı kopyalarını dolaşarak için saatler harcamaz. Daha üst düzey kararlar vermeye ve daha iyi ilişkiler kurmaya odaklanırlar.
5. Organizasyonunuz uyumluluk çerçevesinde kalır
Globalscape tarafından yürütülen bir araştırmaya göre, şirketler tek bir uyumsuzluk vakasında yaklaşık 4 milyon dolar kaybetmektedir. EBYS, uyumluluk ihlallerinin, masraflı yasal anlaşmazlıkların ve veri ihlallerinin ortaya çıkma ihtimalini azaltarak uyumluluğu sağlamakta önemli bir rol oynar. Bunu da kısmen şu yollarla yapar:
- Kayıtları ve arama politikalarını yöneterek
- Belgelerin yasal kontrolünü kolaylaştırarak
- Müşteri verilerini koruyarak
6. Önemli bilgiler güvenli bir şekilde saklanır ve yedeklenir
Birçok bulut altyapılı EBYS, belgeleri güvenli bir şekilde saklamak için Amazon Web Services (AWS), Azure veya Google Cloud gibi saklama hizmetlerinden yararlanır. Deprem gibi doğal bir afet veya veri merkezinin çökmesi gibi acil durumlarda veriler ayrı ayrı coğrafi konumlarda yedeklenen kopyalardan hızla geri getirilebilir. Bu da işlerin sürekliliğini garanti eder.
Otomatize veya planlanmış yedeklemeler kazara silinme, sistem arızası veya diğer öngörülemeyen olaylara bağlı veri kaybını da önlemiş olur. Kullanıcılar bu yedeklemelerden bir önceki durumun verilerini kurtarabilir.
Sonuç
Bu yazıda “EBYS sistemi nedir, özellikleri ve avantajları nelerdir?” sorularına cevap verilmiştir. Görüleceği üzere şirketinize uygun bir EBYS kullanarak hem çalışanlarınızın motivasyonunu yükseltebilir hem de işletmenizin hedeflerine ulaşmanıza engel olabilecek unsurları kaldırabilirsiniz. EBYS’ye gireceğiniz PDF belgelerini önceden düzenleyerek avantajlardan daha fazla yararlanmanız mümkün.
